Hasta el momento nos hemos centrado en cómo mejorar la relación entre el departamento financiero y el de compras. En este artículo, vamos a centrarnos en aunar las ideas planteadas y ofrecer propuestas realistas y aplicables.
El inicio indispensable de cualquier gestión de costes exitosa, es tener un buen proceso de Procure-to-Pay (P2P). Es decir, una integración del departamento de compras con el departamento financiero. Es cierto que muchas empresas tienen en cuenta está integración, pero es una realidad que habitualmente existe un importante potencial de mejora, que principalmente se divide en tres partes. Primero, garantizar una información precisa y completa. Segundo, trabajar con esta información para control, análisis y fijación de objetivos. Tercero, establecer las categorías de gasto oportunas y una sistemática interna para cada una de ellas.
Por otro lado, la complejidad y la cantidad de información es un problema creciente en las empresas, sólo mediante herramientas tecnológicas especializadas se pueden gestionar adecuadamente los gastos. Tanto el CFO como el CPO deberían revisar conjuntamente la infraestructura de IT de la empresa. Este análisis puede sacar a la luz gran cantidad de procesos que se podrían automatizar. Por tanto, esto ayudaría a reducir muchos costes con una información optimizada, actualizada y precisa. La previsión a futuro es que los procesos P2P se automaticen a través de la Inteligencia Artificial y Procesos de Automatización de Datos.
En lo que respecta a la búsqueda de la optimización de costes nos hemos centrado hasta ahora en el ámbito financiero y de compras. Cabe ahora preguntarse ¿Qué condiciones hay que cumplir como empresa para llevar a acabo estas propuestas? Fundamentalmente es imprescindible cumplir los estándares internos que nos fijamos como compañía. Dentro de mi experiencia ayudando a las empresas a que obtengan ahorros, es habitual ver la necesidad de optimizar el control y el cumplimiento de las normas. Digamos que se trata en seguir las reglas que se fijan en una empresa para conseguir los objetivos que ella misma desea. Sin embargo, es un hecho que las políticas y normas no siempre se cumplen. Sobre todo, cuando no existe ni un control ni un análisis ex-post.
Como conclusión, todo lo que hemos comentado hasta ahora es inútil si no se transforma en acciones y en conocimientos útiles. El análisis es indispensable como base para la mejora continua. Los ahorros son solo ahorros cuando son tangibles y medibles. Además de esto, una implementación y un seguimiento es fundamental para controlar los gastos y los ahorros conseguidos. Por último, es importante actuar lo antes posible frente a los ahorros que se puedan obtener en la empresa. Cada mes que pasa sin aprovechar los ahorros que están latentes dentro de la empresa es un mes en el que hay pérdidas evitables.